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重塑文化引擎,助力灵活办公模式变革

  幸芸张倩  2021-06-04 00:00:00   专栏
传统工作模式转变为灵活办公模式将成为未来企业日常管理的新常态,企业需要能快速适应该模式的新挑战从而实现成功变革。

一直以来,关于企业灵活办公利弊的讨论十分激烈。新冠疫情迫使企业不管是否有所准备,均以极快的速度开展灵活办公模式的实地测试。

对于一些在疫情之前已经在探索和实行弹性工作的企业来说,这种转变相对容易。以普华永道为例,从2019年2月开始在中国内地以及香港、澳门地区正式全面落实WeFlex灵活办公制度,允许员工选择灵活工时、灵活工作地点、灵活着装,以促进员工更好地平衡工作与生活的关系。传统工作模式转变为灵活办公模式将成为未来企业日常管理的新常态,企业需要能快速适应该模式的新挑战从而实现成功变革。

  灵活办公模式伴随的管理变化

根据普华永道研究,在灵活办公模式下,企业日常管理至少面临四大变化:

1.工作管理方式:由“公司支配”转为“自定节奏”。由公司按8小时工作制既定规则安排工作节奏,转变为灵活切换工作和休息模式,自主安排工作节奏。

2.办公设施功能:由“效率平台”转变为“效能平台”。由适配工作流程要求以确保成员投入全部精力完成任务,转变为工作者根据不同的需要(如专注工作、协作讨论、创意激发)灵活选择工作环境,获得最贴心的办公支持,用更少时间实现最大化效能产出。

3.空间设计方向:由“生产空间”转变为“创造空间”。由围绕成本和效率最优化的理念设计工作,优先满足办公的功能性需求而非工作者的个性化心理需求,转变为强调创造力,通过提供以人为本的环境、设施和安排,探索人与组织价值有机融合的路径。

4.企业文化导向:由“等级明确”转变为“跨界联结”。由通过格子间显示地位和等级,转变为强调联结感和信任感,增强公共社交空间的互动,从而增加联结。

  灵活办公模式变革的阻碍

后疫情时代,灵活办公模式的探索在企业实践中得到了更大拓展,甚至包括监管严格、有极高合规要求的金融类企业。

在2020年《远程办公的未来:普华永道全球调研结果》报告中显示,对于灵活办公的体验,69%的受访者表示体验较好;22%的受访者表示体验一般;9%的受访者表示体验较差。尽管大部分受访者表示体验较好,但灵活办公模式的变革并非一蹴而就的易事,主要体现在下面三个方面:

一、内部认识不统一带来的“变革摇摆”。

根据普华永道研究,不同群体对灵活办公的感受不同,其中年龄在24-35岁的人群对此感受较好;非管理者比管理者的感受相对更好;IT人员比非IT人员的感受相对更好。群体感受的不同,一方面带来了同一层级人员可能对灵活办公模式变革持不同态度,特别是高层对变革与否的态度不一致,将极大影响变革的推进;另一方面变革牵头部门、试点部门、支持部门三方的认可和协同,也将影响变革推进。

二、工作习惯变化带来“心理不适”。

习惯的转变往往令人不适。灵活办公模式下工作习惯的变化主要体现在三个方面:一是组织文化融入,从言传身教和“办公烙印”中的潜移默化变成了自我感受和自我凝聚,需要采取手段确保员工对组织价值观和组织文化的认同;二是经验传授方式,从日常工作中的“伴随式”指导转变为了对能力成长诉求的“被动式”响应,员工的心理健康和成长速度成为焦点;三是工作生活边界,从8小时工作制转变为“工作即生活”,边界的淡化可能会影响员工身心健康。

三、对生产率的担忧带来“业绩焦虑”。

不可见的工作过程和被延迟的沟通增加了对灵活办公模式下生产率的担忧。首先,新员工对复杂业务的掌握和理解不足,如何在缺少工作指引和观察式学习的情况下准确掌握业务流程;其次,员工的个体差异性较大,在居家环境中,是否能自我约束,保持持续的高产出;再次,工作过程的可监督性和可留痕性也受到挑战,如何及时纠偏,以确保工作目标顺利实现;同时,对于某些没有固定流程、随机性较高的创新型业务,如何确保通畅的沟通渠道才能不影响业务的开展。

  灵活办公模式的文化抓手

当然,灵活办公模式变革的探索不会因为变革摇摆、心理不适和业绩焦虑而止步不前,实践证明,通过合理的文化塑造和文化管理干预,充分发挥文化引擎的作用,将有效推动灵活办公模式的开展和执行,包括有效的双向沟通文化、频繁的交互触点文化,以及创新的技术融合文化。

一、有效的双向沟通文化—将员工与变革相联。

充分有效的沟通,可以及时传递变革的信号和信息,及时了解员工的困扰和诉求,从而提升全员对变革的理解,获得员工支持。

1.坦诚相待:企业管理层应该与员工坦诚分享企业的未来前景,以及管理层是如何看待和应对变革的。在整个组织中建立信任,可以创造积极的能量来共同实现目标,这是至关重要的一方面。

2.深度参与:如果工作可能会发生变化,那么尽早进行沟通,并鼓励团队参与解决方案,接受提高技能或要求的重新部署。

3.持续宣传:员工越多地接收到变革的相关信息,越能培养忠诚度,减少潜在纠纷。持续地通过视频宣讲会、领导网络广播,以及多频次的电子邮件宣传,使员工成为变革管理的代理人。

二、频繁的交互触点文化—关注员工身心健康。

时常接触使人们保持联系和参与。牢固的人际关系可以帮助员工保持工作效率及业务连续性,同时还能在充满挑战的时期提振士气。

1.定期接触:突破通常采用的定期议程开展

一对一沟通,而是采用更灵活的形式,通过询问每个人的表现,对团队表现出真正的关心。

2.分享困难:当领导者分享困难时,有助于团队间坦诚地面对各自面临的挑战。

3.创造话题:将心理健康和幸福纳入宣讲会和全体员工电话会议的议程。将如何保持情绪健康作为公司和员工成功的重要话题,并鼓励大家参与。

4.弹性辅导:每一个健康的公司文化都应顾及到员工职业发展的各个方面。疫情下的社交距离使传统的“导师午餐”或“辅导咖啡时间”面临阻碍,可以选择“边走边谈”等方式,帮助促进工作场所的联系,为员工提供辅导和支持。

创新的技术融合文化—让员工充分运用科技技术是帮助实现灵活工作的关键,需要从长远角度出发不断创新。将文化元素融入智慧办公(Smart Office)和智慧工作(Smart Work)的探索,是降低生产率忧虑的最有效途径之一。比如,为虚拟会议制定参与规则,尽可能使用投票或视频等可视化工具来改变会议的形式,并保持员工的注意力;在大型虚拟会议中,请团队中的某个成员扮演“观察者”角色,观察参与者的面部表情,判断他们是否会分心、挣扎或脱离;设计虚拟的咖啡休息时间,即模仿办公室里的饮水机时刻,有助于保持社区意识。普华永道已经在试用新的软件以加强远程工作管理。例如,该软件允许评估团队成员之间数字交互的水平、情感和方向性,并自我确定哪些方面可以改进。当不能面对面时,数字协作平台有助于团队之间的协作、监督和审查;有助于集中和简化通信流;便于集成第三方聊天、电子邮件和日历工具等。

据普华永道调研报告:2020年,91%的受访者表示在灵活办公模式下也能便捷地沟通交流,原因是公司提供了高效的工具或员工已适应了新的沟通方式;64%的受访者认为企业正全力支持他们在新办公模式下的高效工作;44%的受访者认为他们在灵活办公时的生产力相较于持续现场办公时有所提升;31%的受访者表示当管理层感受到灵活办公的效能后,先前的顾虑有所降低。

今时今日的工作场景已经发生变化,企业应该找到一个新的平衡点,而不是试图简单地把旧有工作期望移植到新环境中。这对每个人而言都是一个非常困难的时期,但是通过谨慎管理,仍有可能表明灵活工作模式对许多人都适用,不仅是现在,更在于长期。本文建议的文化塑造方式与手段,在普华永道已经成功践行并取得了良好效果,且正在运用这些实践沉淀经验与能力,帮助企业更好地通过文化塑造来推动灵活办公模式的顺利变革。

本文系幸芸、张倩授权世界经理人发布,并经世界经理人编辑。文章内容仅代表作者独立观点,不代表世界经理人立场,如需转载请联系原作者获取授权,并请附上出处(世界经理人)及本页链接http://www.816se.com/strategy/ma/8800109596/01/,推荐关注微信公众号(ID:CEC_GLOBALSOURCES)

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